1) Opprette sak i Elements:

Ansvarlig i serviceavdeling skal

opprette en ny sak i Elements. Sakstittel: Ledig stilling - Stillingstittel - Søknadsfrist

Saksbehandler: personal/HR-rådgiver

Arkivkode: 411 eller 412

Arkivdel: Sak-/ emnearkiv

Mappetype: Ansettelsessak

Tilgangskode: A - Ansettelsessaker. Unntatt offentlighet - offl. § 25.

- deretter sende ut utlysningstekst som journalpostnr. 1 - Utgåendebrev sendes til kunngjøring og er åpnet for offentligheten.

- satte saksflyten på gang, rett etter man sender ut utlysningstekst.

Klikk på saksflyt - ansettelsessaker - redigere - status - Pågående.

Alle søkere må være lagt til under fanen part i saken. På hver enkelt søker, suppler fra off. register om det ikke er gjort før. (Husk å sjekke kjønn under stillinger/søkere - redigere - endre søkerdata)

- opprette egen tilgangsgruppe i hver sak der avdelingsleder(e) får tilgang i tillegg til personal.

Rutinene 2, 4, 5, 6, 10 har endret seg etter vi har tatt JobbNorge i bruk i 2024 - Nye rutiner har ikke blitt skrevet.

2) Journalføring av søknader

Søknader registreres fortløpende inn i saken fra skjema.

Disse blir automatisk journalført.

Hent opp  fødselsnummer fra folkeregisteret og registrert søker som part i saken.

Dersom søker sender søknad med epost eller brev, skal vi8 registrere journalposten som inngående - søknad om stilling. 

Endre i journalposten:

• Avsender hentes opp fra folkeregisteret. (Fjern adressefeltet, velg "suppler fra off. reg.", velg).
• Deretter legges avsender som part i saken.

Disse rutinene har endret seg etter vi har tatt JobbNorge i bruk i 2024. Alle søknader ble lagret i JobbNorge. Ingen søknader lagres i Elements lenge. 

3) Unntak fra offentlighet

Dersom søkere har krysset av « krever å unntas fra offentlighet søkerliste», skal servicekontoret umiddelbart ta kontakt med avdelingsleder og be om en avklaring så fort som mulig. Dersom det gis avslag på kravet, skal søker få beskjed, og servicekontoret skal avklare med søker om han/hun fremdeles ønsker å stå som søker.

4) Offentlig søkerliste og utvidet søkerliste

Servicekontoret skal produsere offentlig søkerliste og utvidet søkerliste

• Sjekk først om noen skal unntas fra offentlig søkeliste (avdelingsleder eller personalsjef). 
• Sjekk saksparter, at alle er registrert riktig. 

Hent offentlig søkerliste slik: klikk på rapporter - ansettelsessak - offentlig søkerliste - velg stilling - PDF.  Lagre fila.

Ny journalpost - Utgående brev - sendes til kunngjøring - (Ekspedert manualt - status: sendt) - dokumentet er offentlig.

• Dersom noen av søkerne skal unntas fra offentlig søkeliste, er kravet i off.lova §25 at det skal komme fra antall søkere samt kjønn.

Etter vi har tatt JobbNorge i Bruk så har ansvarlig i serviceavdeling hente ut offentlig søkerliste fra JobbNorge og arkivert den i Elements slik: Ny journalpost - Utgående brev - sendes til kunngjøring - (Ekspedert manualt - status: sendt) - dokumentet er offentlig.

Hent utvidet søkerliste i Elements slik: klikk på rapporter - ansettelsessak - utvidet søkerliste (Stilling) - velg stilling - PDF.  Lagre fila.

Ny journalpost - Internt notat med oppfølging - sendes til Avdelingsleder - journals saksbehandler: personal - Journalposten skal være unntatt offentlighet. Utvidet søkerliste skal inneholde alle søkere inkludert de som ber om unntak fra søkerliste (forvaltningsforskriften §15).

• Når noen ber om partsinnsyn i utvidet søkerliste, kan det sendes ved å opprette ny utgående journalpost. Skriv i brevet at utvidet søkerliste er underlagt taushetsplikt. Legg ved fila. Ekspeder digitalt.

5) Send foreløpig svar

Tidligst dagen etter søknadsfristen er gått ut, skal servicekontoret skrive foreløpig svar som ugående brev, til søkere med vedlagt offentlig søkerliste. velg mal: brev mottatt søknad. Journaltittel: Din søknad er mottatt.
Ferdigstill og ekspeder digitalt.

6) Innstilling - ansettelse

Personal skal dokumentere referat etter intervjuer som internt notat uten oppfølging i Elements.

Dette har ikke blitt gjort etter vi har tatt JobbNorge i bruk.

7) Tilbudsbrev

Personalsjef sender tilbudsbrev som utgående journalpost. Bruk mal: Svarskjema ved tilsetting i stilling. 

Sendes ut som signeringsoppdrag.

Velg fullført saksflyt.

8) Aksept eller ikke

Dersom den som får tilbud om stillingen takker ja (signert tilbudsbrev digitalt), skal personal sende et administrativt vedtak (delegert sak) slik: oppretter en utgående journalpost - legger til behandling "administrativt vedtak (delegert sak) - sendes digitalt.

Velg fullført saksflyt.

9) Underskrevet arbeidsavtale - personalmappe

Servicekontoret sender arbeidsavtale som signeringsoppdrag til ansatt, som ny journalpost i personalmappa. (Sak må lages om vedkommende ikke har personalmappe fra før). Avtalen skal godkjennes internt av lederen eller personal, og dette gjøres med å sende avtalen til godkjenning i Elements før den sendes ut til ansatt.

Overskrift "Arbeidsavtale - Stillings beskrivelse". for eksempel: Arbeidsavtale- 100% fast stilling. Assistent Namsskogan skole

Unntatt off., men avsender skal ikke være skjermet da det er offentlig hvem som får jobb i kommunen.

Servicekontoret skal lage en lenke mellom ansettelsessak og personalmappe (til den ansatt som fikk jobben) 

Velg fullført saksflyt.

10) Endelig svar på søknad

Avslagsbrevet skal produseres av servicekontoret etter at ny ansatt har signert arbeidsavtale:

Velg fra saksflyt: Sende avslagsbrev. 

Velg mottakere fra saksparter.

Ferdigstill og ekspeder digitalt.

Dette ble gjort direkte fra JobbNorge etter at den ble tatt i bruk.

11) Arkivering

Fra arkivverket: Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950

«Stillingssøknader: De dokumentene som skal bevares for ettertiden skal likevel alltid lagres i Noark-systemet. Dette gjelder blant annet:

• kunngjøringstekst
• forenklet og utvidet søkerliste
• søknad med vedlegg til den som blir ansatt

Søknadene til de som ikke blei ansatt kan kasseres etter at alle klagefrister har gått ut, når virksomheten ikke har bruk for dem mer».

12) Interne søkeprosesser

For stillinger som kun er utlyst internt gjelder følgende oppgaver:

1. Intern stillingsutlysning (personal)
2. Innkomne søknader (vanlig prosedyre)
3. Utg. og inng. arbeidsavtaler.
4. Off. søkeliste lages som X-notat (internt notat).
5. Send svar til de som ikke fikk jobben.