Internkontroll handler om systematiske tiltak som skal sikre at virksomheten planlegger, organiserer, gjennomfører og vedlikeholder sine aktiviteter i tråd med gjeldende regelverkskrav. Arkivarbeidet skal være en integrert del av virksomhetens overordnede internkontrollsystem.
Arkivverket sin veileder for etablering av internkontroll for arkiv presenterer sju punkter for å bruke arkivplanen som et aktivt verktøy i dette arbeidet:
- Kartlegg regelverket: Link til reglement
- Beskriv organisering og ansvar: Link til organisering, ansvar og delegering
- Fastsett mål Link til mål
- Gjennomfør risikovurderinger (se nedenfor)
- Sørg for kompetanse og ressurser (se nedenfor)
- Håndter avvik (se nedenfor)
- Gjennomfør kontroll (se nedenfor).
Internkontrollprosess:
Arkivplanen er under arbeid kontinuerlig.
Ved hvert årsskifte skal arkivplanen arkiveres. Før hver arkivering skal arkivgruppa gjennomføre ROS-analyse av arkivstatus.
Vi bruker Compilo sin ROS-analyse basert på Arkivverkets "Verktøy for egenvurdering av arkivstatus": https://www.arkivverket.no/veiledere-for-offentlig-sektor/verktoy-for-egenvurdering-av-arkivkvalitet.
ROS-rapporten med tiltaksplan lagres i Compilo, og arkiveres også sammen med arkivplanen.
