Arkivlovens formål er sentral når kommunen skal fastsette mål for dokumentasjonsforvaltningen: Loven har som formål å sikre arkiv som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelige for ettertid.

Dokumentasjonsforvaltning i Namsskogan kommune

Dokumentasjonsforvaltningen skal støtte opp under virksomhetens måloppnåelse ved å sikre god informasjonsstyring og etterlevelse av lovpålagte krav.

I Namsskogan kommune skal dokumentasjonsforvaltningen sørge for at dokumentasjon blir skapt, fanget og behandlet på en måte som ivaretar bevisverdi og informasjonsinnhold. Dokumentasjonen skal kunne gjenfinnes på en effektiv måte, og fungere som etterprøvbare bevis på gjennomførte handlinger og hendelser.

For å oppfylle dette formålet, skal dokumentasjonen kjennetegnes ved å være:

• Autentisk – den skal være ekte og tilhøre riktig avsender eller kilde.
• Pålitelig – den skal gjenspeile virkeligheten på korrekt vis. Pålitelig dokumentasjon er avgjørende for å skape tillit – en kjerneoppgave for kommunen som forvalter innbyggernes rettigheter og interesser.
• Ha integritet – den skal være fullstendig og ikke kunne endres uten sporbarhet.
• Anvendelig – den skal være tilgjengelig og brukbar over tid.

Delmål:

Arkivtjenesten skal til enhver tid være à jour med postfordeling, journalføring, kvalitetskontroll og arkivering. Dette innebærer jevnlig og helst daglig oppfølging og behandling av inn- og utgående dokumenter for å sikre korrekt og effektiv dokumenthåndtering i tråd med gjeldende lover, forskrifter og interne retningslinjer. Samtidig må det anerkjennes at arkivarbeid utføres av mennesker – ikke maskiner. Derfor benyttes bevisst uttrykket nesten hver dag.

En arkivtjeneste som til enhver tid forventes å være à jour uten rom for refleksjon og utvikling, risikerer å reduseres til en mekanisk funksjon. For å opprettholde kvalitet og legge til rette for kontinuerlig forbedring, må det avsettes tid og ressurser til mer strategiske oppgaver. Dette inkluderer faglig utvikling, digitalisering, systemforbedringer og internkontroll.

Å balansere det operative og det utviklingsorienterte arbeidet er avgjørende for å sikre en bærekraftig og fremtidsrettet dokumentasjonsforvaltning. Samtidig må saker med krav om umiddelbar håndtering – som innsynsbegjæringer og andre rettighetsbaserte henvendelser – alltid prioriteres. Dette er nødvendig for å ivareta rettssikkerhet, åpenhet og etterlevelse av lovpålagte frister.

Konkret betyr dette:

• Statussjekker i sakarkivsystemet Elements. M, S, F og E skal journalføres nesten hver dag.
• Elektroniske forsendelse sjekkes hver dag.
• Sakstatus i Elements: Saker med status F og R skal kvalitetssjekkes nesten hver dag.
• Offentlig postliste skal kontrolleres av to personer hver uke, for å kvalitetssikre god tilgangsstyring og innsyn.
• Alle våre papirarkiv skal ryddes og sendes til depot.
• Systemoversikten med beskrivelser skal være oppdatert og inkludere alle elektroniske systemer som kan inneholde organets arkivmateriale
• Elektroniske system og arkiv skal ha en plan for periodisering og langtidsbevaring
• Arkivering i Visma: Arkiveringsstatus i Visma Samhandling Arkiv kvalitetssjekkes en gang i måned.

Skal saksbehandle etter frister i forvaltningsloven.

• Forfallslister skal overholdes.
• Journalposter med status R i Elements skal sjekkes en gang i uka. Journalposter som ikke blir fullført, skal settes til utgått.
• Inngående journalposter skal avskrives kontinuerlig. 
• Saker som er ferdigbehandlet skal settes til status Ferdig - kontinuerlig.

Avdelingens saksbehandling skal gjennomføres etter avdelingens rutiner og frister.

Avdelingens samlede restanser skal reduseres til minimum, og sjekkes månedlig av leder.

Sørge for at ansatte får nødvendig opplæring og oppfølging i fag, arkiv- og sakssystemer. 

Oppdatert: 23.04.2025