Arkivlovens formål er sentral når kommunen skal fastsette mål for dokumentasjonsforvaltningen: Loven har som formål å sikre arkiv som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelige for ettertid.

Dokumentasjonsforvaltning i Namsskogan kommune

Dokumentasjonsforvaltningen skal støtte opp under virksomhetens måloppnåelse ved å sikre god informasjonsstyring og etterlevelse av lovpålagte krav.

I Namsskogan kommune skal dokumentasjonsforvaltningen sørge for at dokumentasjon blir skapt, fanget og behandlet på en måte som ivaretar bevisverdi og informasjonsinnhold. Dokumentasjonen skal kunne gjenfinnes på en effektiv måte, og fungere som etterprøvbare bevis på gjennomførte handlinger og hendelser.

For å oppfylle dette formålet, skal dokumentasjonen kjennetegnes ved å være:

• Autentisk – den skal være ekte og tilhøre riktig avsender eller kilde.
• Pålitelig – den skal gjenspeile virkeligheten på korrekt vis. Pålitelig dokumentasjon er avgjørende for å skape tillit – en kjerneoppgave for kommunen som forvalter innbyggernes rettigheter og interesser.
• Ha integritet – den skal være fullstendig og ikke kunne endres uten sporbarhet.
• Anvendelig – den skal være tilgjengelig og brukbar over tid.

Delmål:

Skal være a jour med postfordeling, journalføring, kvalitetskontroll og arkivering nesten hver dag.

Arkivtjenesten skal være à jour med postfordeling, journalføring, kvalitetskontroll og arkivering – helst daglig. Samtidig er det viktig å anerkjenne at arkivarbeid utføres av mennesker, ikke maskiner. Det brukes derfor bevisst begrepet nesten hver dag.

En arkivtjeneste som hele tiden skal være à jour, uten rom for refleksjon eller utvikling, reduseres til en mekanisk funksjon. For å sikre kvalitet og kontinuerlig forbedring, må det avsettes tid og ressurser til mer avanserte og strategiske oppgaver. Dette inkluderer faglig utvikling, digitalisering, systemforbedringer og internkontroll. Å balansere det operative og det utviklingsrettede arbeidet er avgjørende for en bærekraftig og fremtidsrettet dokumentasjonsforvaltning.

Det må likevel tas hensyn til saker som krever umiddelbar håndtering, som for eksempel dokumenter med krav om innsyn. Slike saker skal prioriteres for å sikre rettssikkerhet, åpenhet og etterlevelse av lovpålagte frister

Konkret betyr dette:

• Statussjekker i sakarkivsystemet Elements. M, S, F og E skal journalføres nesten hver dag.
• Elektroniske forsendelse sjekkes hver dag.
• Sakstatus i Elements: Saker med status F og R skal kvalitetssjekkes nesten hver dag.
• Offentlig postliste skal kontrolleres av to personer hver uke, for å kvalitetssikre god tilgangsstyring og innsyn.
• Alle våre papirarkiv skal ryddes og sendes til depot.
• Systemoversikten med beskrivelser skal være oppdatert og inkludere alle elektroniske systemer som kan inneholde organets arkivmateriale
• Elektroniske system og arkiv skal ha en plan for periodisering og langtidsbevaring
• Arkivering i Visma: Arkiveringsstatus i Visma Samhandling Arkiv kvalitetssjekkes en gang i måned.

Skal saksbehandle etter frister i forvaltningsloven.

• Forfallslister skal overholdes.
• Journalposter med status R i Elements skal sjekkes en gang i uka. Journalposter som ikke blir fullført, skal settes til utgått.
• Inngående journalposter skal avskrives kontinuerlig. 
• Saker som er ferdigbehandlet skal settes til status Ferdig - kontinuerlig.

Avdelingens saksbehandling skal gjennomføres etter avdelingens rutiner og frister.

Avdelingens samlede restanser skal reduseres til minimum, og sjekkes månedlig av leder.

Sørge for at ansatte får nødvendig opplæring og oppfølging i fag, arkiv- og sakssystemer. 

Oppdatert: 10.04.2025