Generelt om journalføring i Elements

Alle journalposter som skal arkiveres, må journalføres. Dette innebærer at arkivtjenesten daglig skal søke opp journalposter med følgende statuser:

• M = Midlertidig
• S = Skal journalføres (fra dagen før)
• F = Ferdig
• E = Ekspederte

Disse journalpostene skal journalføres, og får da status J = Journalført.
NB! Kun journalposter med status J vises på postlisten.

Notater

Det finnes to typer notater:

• Notat med oppfølging (avskrivning) – behandles som ekspederte dokumenter og skal journalføres etter ferdigstillelse av saksbehandler (status F).
• Internt notat uten oppfølging – Skal også journalføres etter at saksbehandler har ferdigstilt dokumentet (status F).

Daglige søk og kontroller

Fra menyen Arkivar > Kvalitetskontroll og journalfør, søk opp og kontroller:

• Journalposter med status S (fra dagen før)
• Journalposter med status M (midlertidig)
• Journalposter med status E (ekspederte – kontroller at forsendelsen er korrekt)
• Journalposter med status F (ferdigstilte dokumenter)

Dokumenter med status F (Ferdig):

• Notater (X og N) skal journalføres
• Utgående dokumenter uten adressert mottaker (f.eks. vedtak om budsjettregulering) skal journalføres, men ikke ekspederes, velg forsendelsesmåte: manuelt, forsendelsesstatus: sendt.
• Saksfremlegg (S) skal ikke journalføres av arkivtjenesten. Disse journalføres av utvalgssekretær.

Sjekkliste ved journalføring

For alle journalposter som skal journalføres, kontroller:

• Skriveregler og tittel
• Skanning (alle sider med og lesbare)
• Eventuelle vedlegg er med og lesbare
• Avsender/mottaker er korrekt registrert
• Dokumentdato er satt
• Journalposten ligger på riktig sak
• Saksbehandler er registrert
• Riktig arkivdel, arkivkode og journalenhet
• Tilgangskoder er korrekt satt
• Forsendelsesstatus er riktig

Kontroll av offentlig journal:

Sjekk daglig at postliste og gradering er korrekt.

Daglige arkivoppgaver

Elektroniske forsendelser:

• Søk opp ikke ekspederte journalposter. Disse kan være sendt manuelt. Kontakt saksbehandler før endringer gjøres.

Avslutte saker:

Saksbehandlere kan avslutte saker uten å avskrive alle journalposter. Arkivtjenesten må derfor daglig sjekke saker med status Ferdig:

• Overskrift
• Avsender/mottaker på journalpostene
• Status på journalposter skal være J
• Utgående journalposter er sendt (grønn konvolutt) og uten feil forsendelsesstatus
• Inngående og notater med oppfølging er avskrevet
• Arkivdel, arkivkode og journalenhet er korrekt

Saker til kontroll

Saker med status R = Reservert opprettet av saksbehandler skal kontrolleres:

• Overskrift er forståelig og egnet for gjenfinning
• Arkivdel, arkivkode og journalenhet er korrekt
• Tilgangskode er satt og riktig
  Deretter settes saken til Under behandling, slik at saksbehandler ikke kan endre overskriften videre.

Saker med saksframlegg

Saksbehandlere skal ikke sette status F = Ferdig før hele saken er ferdigbehandlet etter møte.

Ukentlige søk

1. Journalpost utgående med status F:
   Sjekk om gamle poster skal journalføres eller slettes hvis de ikke er ekspedert.
2. Journalposter med status R (kladd):
   Undersøk med saksbehandler om disse skal ferdigstilles eller utgå.
3. Ikke ekspederte poster:
   Sjekk med saksbehandler. Hvis posten er manuelt ekspedert, registrer dette på mottaker(e), slik at oppgaven forsvinner.

Endring av journalpoststatus

• Ved tvil om korrekt status, kontakt saksbehandler.
• Arkivtjenesten skal ikke journalføre poster med status R = Reservert.
  • Saksbehandler ferdigstiller og ekspederer.
  • Journalposten får status E, og deretter journalføres den av arkivtjenesten.
• Notater med status F skal journalføres av arkivtjenesten.

Feilaktig statusendring fra R til J

Dersom arkivtjenesten ved en feil har endret status fra R til J:

1. Sett journalpost tilbake til status Reservert
2. Åpne dokumentet
3. Gå til Versjoner
4. Finn Produksjonsformat, åpne meny og velg Rediger detaljer
5. Marker dokumentet som aktiv versjon
6. Åpen dokumentdetaljer, endrer status til underbehandling og lagre

Dokumentet er da klart for redigering av saksbehandler igjen.

Oppdatert 13.04.2025