Opp ett nivå

Periodisering og plan for langtidsbevaring av elektronisk materiale

Innledning

Alle offentlige virksomheter bør utarbeide en plan for langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale.

Arkivforskriften § 13 fastslår at deler av arkiv som ikke er i bruk skal periodiseres, og at kopi av periodisert arkiv skal klargjøres for overføring til arkivdepot. Det er krav om å ta vare på materialet gjennom å ta uttrekk og overføre disse til digitalt depot (IKA Trøndelag). Det er viktig at dette blir gjort på en måte som sikrer at arkivmaterialet blir tilgjengelig for ettertiden.

Til hjelp i arbeidet har Arkivverket utarbeidet en veileder: https://www.arkivverket.no/veiledere-for-offentlig-sektor/hvordan-planlegge-langtidsbevaring-av-elektronisk-arkivmateriale#!#step-innledning

Planen gjelder for alle sak-/arkiv- og fagsystemer med postjournal og/eller arkivverdig dokumentasjon.

Begreper:

Avlevering betyr at et arkivdepot overtar både råderett over og oppgaven med forvaltning av arkivmaterialet.

Deponering betyr at et arkivdepot overtar oppgaven med forvaltning av arkivmaterialet, mens ansvaret og råderetten fortsatt ligger hos arkivskaperen. Namsskogan kommune deponerer materiale hos IKA-Trøndelag.

Periodisering: betyr å dele opp eit arkiv i tidsperiodar, slik at dei eldste og minst aktuelle dokumenta kan takast ut av arkivet. På denne måten blir det frigjort plass, og det blir enklare å finne fram i det nyaste og viktigaste materialet.

Uttrekk: betyr ta alle bevaringsverdige data og elektroniske arkivdokumenter ut av systemet i et format og med en struktur som er egnet for langtidsbevaring. Det finnes ulike metoder for å ta uttrekk, for eksempel Noark-uttrekk og SIARD-uttrekk (tabelluttrekk).

Noarkuttrekk: Inneholder sammenstilte opplysninger som er enkle å finne igjen i uttrekket. I praksis er det et "ordnet" digitalt uttrekk.

SIARDuttrekk (tabell), er ofte en ren kopi av opprinnelig database. Ved innsyn i en sak eller en mappe må disse opplysningene først sammenstilles, altså ordnes, før de kan gjøres tilgjengelige.

For systemer godkjent i hht Noark 4 - standard eller tidligere, gjelder det at disse kan deponeres som SIARD uttrekk. For Noark 5 gjelder det å deponere som Noark-uttrekk.

For SIARD-uttrekk på servere kan IT-driftsleverandøren Atea utføre uttrekket av databasen.

For SIARD-uttrekk skybasert må systemleverandøren utføre uttrekket. (Eks. Visma).

Når skal arkivet periodiseres?

Når en periode avsluttes i elektronisk journal og eventuelt tilhørende elektronisk arkiv, skal databasen reorganiseres slik at alle saker som hører til den avsluttede perioden, blir skilt ut. Dette kan gjøres ved å ta sakene fra den avsluttede perioden ut av basen, eller ved å la dem utgjøre en egen logisk enhet i eller i tilknytning til den aktive basen, jf. RA § 4-5.
Når arkivnøkkel skiftes,
eller det skjer grunnleggende endringer i organisasjonen, f.eks. ved innføring av sak-/arkivsystem, skal det foretas periodisering.

Link til Arkivverket: https://www.arkivverket.no/for-arkiveiere/periodisering?q=periodisering

Overgang til et annet system eller leverandør, eller til en ny generasjon av Noark-standarden, krever ikke periodisering, men det kan være praktisk å gjøre større endringer og lage et skille ved slike mulighet - Link til arkivverket om periodisering.

Periodisering av arkivdeler for objekt? Arkivverket skriver dette: Arkivdeler som er objektordna, f.eks. personalmapper som er klasserte på navn eller fødselsnumre, eller bygningsarkiv som er klasserte på gårds- og bruksnummer, trenger kanskje ikke periodiseres i det hele tatt. Alternativt kan de sakene som har blitt uaktuelle tas ut og flyttes til en egen arkivdel.

Plan:

Sak-/arkivsystem - Elements:

Skal følge kommunestyreperioden, dvs. hvert 8. år. Arkivdelene sak/emne og møtemodul i Elements skal periodiseres første gang 31.12. 2027.

Vi har planlagt gjennomføring av uttrekk og deponering i 2028, men må vurdere etter kost nytte når vi ser mengden da dette er svært kostbart.

Vi finner det ikke nødvendig å periodisere objektarkivene. Det vil skje en naturlig periodisering den dagen vi skifter sak/arkivsystem.

Visma Samhandling Arkiv. Arkivkjerner for fagsystemene fra 2020. Dersom en arkivdel avsluttes skal den periodiseres og deponeres. Dette kan gjøres fra selve VSA-programmet av oss i Namsskogan kommune. Arkivdel periodiseres med de avsluttede mappene, og ny arkivdel opprettes med de aktive mappene. De periodiserte mappene ligger tilgjengelig for oppslag i VSA. Avtale gjøres med IKA Trøndelag i hvert enkelt tilfelle. Visma har brukerveiledning for VSA. Med NOARK-deponering, blir det dannet en "avleveringspakke". Pakken skal inneholde XML-filer og skjemaer med definerte navn, samt alle dokumentfilene som inngår i arkivuttrekket.

VSA - flyt - Sampro - arkivdel IOP - avsluttes i løpet av 2023 da nye IOP fra 01.08.2022 blir produsert i Visma Sikker Sak og arkivdel i VSA flyt sikker sak skole eller barnehage.

Når skal det tas uttrekk av systemer:

Det skal alltid tas arkivuttrekk

hvis et elektronisk arkivsystem periodiseres eller avsluttes
hvis en arkivdel periodiseres eller avsluttes.
hvis et system med elektronisk postjournal avsluttes, periodiseres eller at arkivet går fra papirbasert til elektronisk arkiv.

Det betyr at når en arkivdel i et system avsluttes eller periodiseres skal det også tas uttrekk av databasen. Fra arkivkjerner gjelder NOARK-uttrekk.

Fagsystemene med postjournal skal det tas uttrekk av ved store endringer/skifte av journalsystem. Det skal da tas SIARD-uttrekk av databasen og fil deponeres hos IKA-Trøndelag. Jfr krav i arkivforskriften § 15c.
Dersom system med arkivverdig dokumentasjon ikke har postjournal, og det har papirarkiv er det ikke krav om uttrekk i forskriften. IKA anbefaler likevel at det tas uttrekk. Det må vurderes opp mot kostnaden med å ta uttrekket.

Riksarkivarens forskrift kapittel 4. : https://lovdata.no/forskrift/2017-12-19-2286/§4-1

Oppsummert krav til uttrekk:

Et elektronisk system som ikke har postjournal, er det ikke krav om ta uttrekk av.
Et elektronisk fagsystem som har postjournal skal det tas SIARD-uttrekk av.
Et elektronisk arkivsystem skal det tas NOARK-uttrekk av. I tillegg anbefaler IKA Trøndelag å ta SIARD-uttrekk av databasen.

Ansvar:

Arkivtjenesten i Namsskogan kommune m/ støtte fra IT-tjenesten.

Involverte parter:

Periodiseringen skal gjennomføres i samarbeid med

fagansvarlig/systemansvarlig i for systemet
leverandører av systemet
IKT Indre Namdal
arkivtjenesten Namsskogan kommune
IKA-Trøndelag depotansvarlig

Oppgaver ved periodisering:

Ved periodisering skal uttrekk tas og sendes IKA-Trøndelag.
Instruks fra IKA-Trøndelag for digitale deponeringer skal følges. Avklaringer med IKA gjøres løpende dersom noe er uklart. Link til instruks.
Fagansvarlig sørger for rydding og ferdigstilling, avslutte mapper i fagsystemet.
Arkivtjenesten retter henvendelse til involverte parter, og bestilling sendes leverandør. Det avtales hvordan, når og i hvilket lagringsmedium overføringen til IKA skal skje.
Bekreftelse registres.
IKA-Trøndelag har ansvar for å sjekke kvaliteten på uttrekket. Bekreftet godkjenning sendes partene.
Alle deponeringer arkiveres i sak-arkivsystemet.

Kostnader ved periodisering - finansiering

Digital deponering er inkludert i avtalen med IKA Trøndelag.
Dersom det er nødvendig med konsulenthjelp fra leverandør av systemet, skal det før iverksetting sendes en prisforespørsel.
Kostnaden dekkes av avdelingen/rammen fagsystemet hører til. Hver avdeling skal budsjettere med deponeringskostnader. Bruk prosjektnummer.
Arbeidet med periodisering og deponering av systemer inngår i arkivtjenestens ansvarsområde. Tidsbruk i arkivtjenesten spesifiseres ikke mer detaljert.
I Visma Samhandling Arkiv (Noark), er det mulig for arkivtjenesten selv å gjennomføre periodisering og deponering av arkivdelene. Systemet generer nødvendig filer som etter avtale om hvordan, sendes IKA Trøndelag. Uttrekk av selve fagsystemene kan generere kostnader som hver avdeling selv må dekke. Det skal settes av midler i budsjett med prosjektmidler for avdelingene dette gjelder.
Ved systemskifte eller større organisatoriske endringer som medfører deponering av arkiv/databaser som avsluttes, skal kostnadene bakes inn i prosjektet.

Utførte deponeringer:

Link til oversikt over digitale deponeringer.

Historikk - notater:

Sak- arkiv 2003-2013. K2000/ESA. Papirarkiv med elektronisk journal. Basen er tilgjengelig for oppslag med egen innlogging. Arkivverket (brev av 23.02.2021 til IKA- Trøndelag) anbefaler at det tas uttrekk av også denne basen, men det er ikke et krav. De skriver: "Dersom systemet ble benyttet som en elektronisk journaldatabase med tilhørende arkivdokumenter på papir, skal alle utgående- og inngående dokumenter, notater, samt komplett papirjournal finnes i papirform. Elektroniske dokumenter som har blitt opprettet eller importert i systemet, blir da å regne som arbeidskopier som ikke må følge uttrekket". I forbindelse med at ESA avsluttes og vi går over til Elements, skal vi ta SIARD-uttrekk av basen 2003-2013 samt deponert CVS-filer av postjournalene. Status: SIARD-uttrekk og CVS er gjennomført og godkjent hos IKA-Trøndelag 2022.

Sak-arkiv fra 2014. ESA. Det ble satt skarpt skille pr 01.01.2014. Namsskogan kommune gikk da over fra papirbasert til full elektronisk arkiv i emnedelen i sak-arkivsystemet ESA. Øvrige arkivdeler er fremdeles papirbasert. Saker som ved periodeslutt ikke var avslutta, ble registrert på nytt i ny periode. I hver sak ble journalen fra saken skannet inn. Noark-utrekk og SIARD-uttrekk er gjennomført og godkjent hos IKA-Trøndelag 2022.

Sak-arkiv fra 2021. Elements. Ved overgang til nytt sak-arkivsystem Elements, settes skarpt skille pr. 28.05.2021. Det ble tatt både SIARD-uttrekk og NOARK-uttrekk av ESA-basen til Namsskogan fra 01.01.2014 til 28.05.2021. Stoppdato er satt i arkivdeler i ESA pr 28.5.2021.Kopi av databasene fra K2000 og ESA blir tilgjengelig for oppslag i Elements (egen innlogging).

Personalarkiv 1968-2018. Papirarkiv som ble skannet i 2018. Papirarkivet ble deponert hos IKA Trøndelag. Skannede dokumenter ble elektronisk arkivert hos Documaster. I november 2024 ble det opprettet en historisk base i Elements for å re-arkivere skannede dokumenter. Begrunnelsen: Det var en uryddig ordning hos documaster.